En este post te muestro cómo usar mi plantilla en Excel para controlar servicios de transporte:
viajes, gastos, combustible e IGV, con un
resumen automático para ver la rentabilidad. Es el mismo formato que explico en el video.

1) Configuración del archivo

La plantilla viene como archivo base. Cada vez que la abras y guardes se creará un
nuevo archivo para ese servicio.

• Convención de guardado: viaje_PLACA_YYYYMMDD.xlsx
• Copia limpia: mantén una versión maestra para no sobrescribir fórmulas.

2) Cabecera del servicio (datos del viaje)

Completa estos campos en orden para evitar errores de correlativos y reportes:

• Fecha, N.º de orden y N.º de archivo.
• Vehículo: número interno, descripción y placa.
• Personal: ayudante de carga (si aplica) y conductor.
• Rutas: origen y destino para ayudante y conductor.
• Documentación operativa: N.º de reporte, checklist y observaciones.
• Operación: tipo de carga, N.º de concesión, obra y cliente (lista).
• Kilómetros: inicial y llegada → la hoja calcula km recorridos.
• Pesos: bruto y neto (neto se calcula con la info previa).
• Remolque: placa, tipo de acoplado y ejes.
• Documentos: guía de remitente, guía del transportista y orden de servicio.

3) Gastos del viaje y comprobantes

Registra todos los rubros por un viaje; alimentan los totales:

• Viáticos entregados.
• Peajes, balanza y gastos de ruta.
• Combustible: ingresa galones; se calcula el precio/galón.
• Cochera, lavado, llantas, hotel, bebidas y otros (con comentario).
• Forma de pago: depósito o efectivo; devolución a caja si aplica.
• Comisiones y estiba.
• Órdenes de compra y flete (con/sin IGV) + n.º de factura.

4) Resultados automáticos y reportes

La hoja genera resúmenes clave para el cierre del viaje:

• Presupuestos y OC de repuestos vinculadas.
• Resultados de operación: días, placa, destinos, viáticos y n.º de reporte.
• Sueldos del conductor, descuentos y suma de galones.
• IGV y inversión de la empresa.
• Soporte para regreso y hasta un tercer servicio.
• Resumen general: origen–destino, dinero a conductor, gastos del conductor y totales; días de vuelta, total de petróleo, km recorridos, sueldos, fletes, inversión total y liquidez.

5) Buenas prácticas y errores comunes

• Completa primero la cabecera (fecha, orden, placa).
• Registra km inicial y final el mismo día.
• En combustible, usa galones exactos y valida el precio/galón.
• Define si el flete va con/sin IGV y guarda la factura.
• Mantén listas maestras de clientes y vehículos.
• Si amplías campos, duplica la hoja y no toques celdas con fórmula.

Preguntas frecuentes

¿Sirve para varios servicios dentro del mismo viaje?

Sí. Contempla ida, regreso y un tercer servicio, consolidando todo en el resumen.

¿Cómo se calcula el kilometraje recorrido?

Automático: km de llegada − km inicial. Asegúrate de llenar ambos.

¿Puedo controlar IGV y facturación?

Sí. Registra si el flete es con/sin IGV y asocia el n.º de factura.

¿Qué pasa si necesito más campos?

Duplica la plantilla y extiende; procura no tocar celdas con fórmula.